Živimo u vremenu kada je pred nas postavljen veliki broj različitih obaveza koje moramo ispuniti ili izvršiti unutar određenog roka na dnevnoj bazi. Zbog toga smo često puta u utrci sa vremenom i nerijetko imamo osjećaj kako nam izmiče tlo pod nogama i kako ništa nećemo stići odraditi na vrijeme.
Kako bi izbjegli onaj negativan osjećaj neuspješno obavljenih zadataka koji u nama izaziva frustraciju i dovodi nas do stresa, potrebno je stvoriti vlastiti sustav funkcioniranja unutar kojega ćemo postati višestruko produktivniji, imati više energije, ostvarivati bolje rezultate te u konačnici, izgledati i osjećati se bolje.
Želite li to postići potrebno je stvoriti model djelovanja na dnevnoj bazi utemeljen na 7 dnevnih zadataka. Znanstvena istraživanja potvrdila su kako je potreban 21 dan da bi određena prakasa prerasla u naviku i zato ako zaista želite prakticirati sustav funkcioniranja koji ću sa vama podijeliti bilo bi poželjno da ga se pridržavate, upravo toliko, 21 dan.
7 dnevnih zadataka
Ako na kraju radnoga vremena sa posla želite otići osjećajući se korisno i zadovoljno, ovaj sustav pomoći će vam da sve zadatke koje ste si postavili odradite uspješno, približite se željenim ciljevima i budete produktivniji. Da bi to postigli potrebno je svaki dan odraditi određeni broj zadataka sa vaše to do liste.
Dakle, potrebno je sastaviti listu od 7 zadataka. O tome kada ćete raditi listu ovisi jeste li noćni ili jutarnji tip osobe. Iako bi bilo poželjno, a to vam savjetujem iz osobnog iskustva, da to do listu sastavite večer unaprijed jer si na taj način šaljete mentalnu poruku na što se morate sutra fokusirati – šaljete si poruku važnosti! Krucijalna prednost to do liste upravo je u tome da znate što treba napraviti, a ne da vam se u toku dana dogodi da „zujite“ i razmišljate što bi još trebali napraviti. Da imate onaj tzv. prazni hod. Ovako „trezvene“ glave odlučujete što ćete odraditi i to odradite i što je vrlo važno, poslali ste mozgu poruku na to što vas čeka, pripremili ste se, a to je već pola posla.
Međutim rijetkost je da ćete u praksi odraditi svih 7 zadataka sa vaše liste. Ako niste uspjeli izvršiti sve navedene zadatke i aktivnosti, novi dan je pred vama i možete nešto od prijašnjeg dana prebaciti u sljedeći dan. I zapamtite, u cijelom ovom postupku najbitniji je postupak stvaranja liste. Krajnji rezultat liste je 7 aktivnosti koje želim obaviti taj dan.
S druge strane, na poslu ima i nepredvidljivih situacija, izvanrednih situacija na koje ne možemo djelovati. U takvoj situaciji trebamo se postaviti tako da obavimo što trebamo obaviti. Zahvaljujući stupnju naše fleksibilnosti prilagođavamo se novonastaloj situaciji. U slučaju da su okolnosti događaja takve da na njega možete djelovati, samo podsjećanje da imate listu od 7 aktivnosti i onoga što vam trenutno pokušava odvući pažnju, biti će dovoljno da procijenite u kojem smjeru ćete nastaviti.
Kako kreirati listu od 7 zadataka (piramida prioriteta)
Aktivnosti koje biramo za sutrašnji dan za sadržaj naše to do liste kreira se temeljem kategorije koja nas približava određenom cilju. Npr. kategorija „moram odraditi“, koju veći nas eskivira, a odnosi se na slanje izvještaja, pospremanje radnoga stola, čišćenje mailboxa… To spada u kategoriju održavanja jer da bi mogli biti produktivni, mi moramo odraditi neke predradnje, poput gore navedenih.
Ako malo razmislite, aktivnosti koje provodimo unutar 24 sata mogu se svrstati u ove 4 kategorije/grupe aktivnosti:
- Produktivna kategorija – aktivnosti koje stvaraju rezultate
- Kategorija održavanja – aktivnosti morate odraditi ali ih nevoljko odrađujtete
- Kategorija aktivnosti – aktivnosti koje služe kao podrška za biti produktivan
- Kategorija zabave – aktivnosti koje nam pričinjaju ugodu (Facebook, skype, izlazak, odlazak na piće…)
Npr. Ako želim smršaviti, produktivna aktivnost je vježbanje, zabava je Facebook chat sa našim osobnim trenerom, priprema je odlazak u teretanu, a održavanje je peglanje sportske opreme. Možda zvuči čudno no ova podjela opisuje sve aktivnosti koje radimo unutar svoja 24 sata.
Rezultati unutar 45 minuta
Naime, 45 minuta je vrijeme u kojemu čovjek može biti dovoljno dobro koncentriran. Nakon 45 minuta pažnja opad, a samim time i kvaliteta našega djelovanja. Djelovati treba unutar blokova od 45 minuta u gore navedenim kategorijama. Zašto? Zato što ćemo se ograničenim djelovanjem unutar određenog vremenskog perioda biti najdjelotvorniji i najefikasniji glede ostvarenja naših ciljeva. Tu nema previše mudrolije, kada ste u jednoj kategoriji i radite posao, onda ga radite u trajanju od 45 minuta, a nakon toga uzmite pauzu od 15 minuta, 45 minuta radite, 15 minuta pauze. 45 – 15 – 45… S druge strane, ako vam ovakav model ne paše, možete raditi po principu jedna kategorija 45 minuta, zatim pauza od 15 minuta i onda napravite oštar rez i prijeđite u neku drugu kategoriju (npr. prelazak iz pripreme u zabavu).
Zapamtite – tajna je u grupiranju aktivnosti i djelovanju unutar 45 minuta!
Ovu tehniku vrlo je lako i jednostavno naučiti i impelmentirati u svakodnevni život. Bitno je pokazati malu dozu ustrajnosti, dobre volje i vježbe da bi vaš život bio lakši. Ljudi su bića navika, a usvajanje ovakvog sustava djelovanja pomoći će vam da budete aktivniji, produktivniji i kreativniji.
Ovaj model ponašanja biti će podrška u usvajanju produktivnih navika s time da ćete kroz cjelokupan proces poštivati svoje emocije i želje.
Već nakon tjedan dana trebali bi osjetiti i vidjeti prve rezultate.
